計画修繕はどのように進めるのか・・・
１．当初の長期修繕計画は概算値
●長期修繕計画はどのように作られるのか?
分譲時の長期修繕計画は一般的には管理会社によって作られます。計画書は工事の項目ごとに、その修繕周期に合わせて、必要工事費が記入されています。その金額は標準的なマンションの工事事例におけるデータを元に、マンションの規模を掛け合わせ、形状等で多少修正した概算値です。このような算定方法は「概算法」と呼ばれます。細かく数量を拾 って積算したものではありませんが、分譲当初、将来必要となる修繕積立金の目安をつけるためには十分有効です。
しかし、築年数が進んでくると、実際に建物や設備の傷み具合を調べて、どのような方法で修繕するかを具体的に決め、そのための工事量を積算して、もっと精度の高い計画を作る必要が生じます。この「積算法」による作成には専門家の関与が不可欠ですから、マンション管理士事務所等に依頼することになります。管埋会社でも、専門部門を持ち、精度の高い「積算法」による計画書を作成できるところもあります。
●金額はあくまで目安と考えて
長期修繕計画上の金額は、｢概算法｣はもちろん、「積算法」で出されたものであっても、数字はあくまで目安です。したがって、工事の実施に当たっては、調査診断を行い、仕様を決め、きちんと数量を積算した上で金額を算定し、検討を行います。
計画修繕工事の実施に当たっては、施工会社に現場を見せて、直接見積をとって検討する場合と、まず、マンション管理士等が調査診断を行い、工事の内容を決めてから、数社から同じ条件で見積をとり、実際の施工業者を決めていく場合とがあります。
どちらの方法をとるにしても、工事内容が決まり、工事金額が確定するまでには、いくつかの段階を踏むことになります。
２．修繕工事の予定年
●修繕周期とは
修繕周期は、使用される部材の耐用年数を目安に過去の経験を踏まえて決められています。例えば「鉄部塗装工事」の修繕周期は４～６年です。鉄材の表面の塗膜は風雨や日射、排気ガス等で劣化します。これを放置すると、鉄部に錆が発生し、腐食Lてしまいますから、４～６年に1度の塗り替えが必要になる訳です。
大規模修繕工事として足場を組んで行う外壁補修工事等の修繕周期は１０～１５年といわれます。長期修繕計画書には、工事項目ごとに修繕周期が記入されていますから、それぞれの計画書で確認して下さい。
●工事の予定年になったら
計画書の修繕周期は、あくまで標準的な劣化状況から割り出したものですから、予定年がきたら必ず修繕が必要だという訳ではありません。長期修繕計画を立てる意味の１つは、劣化に気が付かず放置することを防ぐことで、予定年になったら必ず劣化の実態を調べてくださいということです。
大規模修繕工事の場合は、マンションの一大事業ですから、１２年目の予定だったら、その前から準備をする必要があり、前年にはまず劣化診断を実施するのが一般的です。ほぼ４年ごとに予定がある「鉄部塗装工事」は管理組合にとって計画修繕工事の第1号です、予定年になったら、まず、どの位塗膜が劣化したか調査するところから始めます。最初の計画修繕の機会は、これからの計画修繕工事に対する管理組合の取組み姿勢、管理会社との関わり方を考える上で、大変重要です。
Ａ理事長は、今期の事業計画と予算を確認してみました。
事業計画に、｢長期修繕計画に基づき鉄部塗装工事の実施を検討｣という記載がありましたが、予算の計上はされていません。管理会社からは、｢無料で調査をして見積を出します。｣との申し出がありましたが…。
３．劣化状況は自分たちの目で確認
●自分たちでできることもある
鉄部塗装が必要な箇所は、外からその劣化状況を確認することができますから、少しアドパイスをもらえば管理組合でもある程度調査が可能です。古いマンションでは、パルコニーの手すりや外部階段等に鉄材がかなり多く使われていましたが、メンテナンスを考えアルミの手すりを使用するなど、最近は雨や日光の当たる場所の鉄材の使用はずいぶん少なくなってきています。一方、機械式駐車場設備のように、鉄材の固まりのような設備もあります、周期的に表面を保護している塗装の塗替えが必要な部位やその量はマンションによってかなりの差があります。
塗装工事が必要な鉄部はどこで、そこがどんな状態になっているか、マンション内を回って、まず自分たちの目で確かめましょう。自分たちの住戸の周りにある玄関ドア枠やメーターボックスの扉は目に付きますが、普段使用しない消火設備や機械室のドア回り、屋上の配管類は見落としがちですから、改めて、ドアの底部や配管の裏側等見えにくいところもチェックします。
まず、剥がれや錆びが発生していないか目で確認し、扉の表面等は指で撫でてみてください。指に白い粉が着くようなら、チョーキングといい、塗料が劣化してきているということになります。
●管理会社の提案もうまく活用
管理会社に積極的に計画修繕工事の提案をしてもらうことも1つの方法です。実際、管理会社からの提案に基づき修繕工事を実施している管理組合も多いと思います。
しかし、すべて管理会社のいう通りにお任せというのは、やはり問題です。「調査診断は正確なのか｣｢提案された仕様は妥当なのか」等、チェックが必要です。しかし、素人の理事だけでこれを行うのは実際には難しいでしょう。
１社ではわからないからと、他の業者から見積をいくつかとっても、それらをどの基準で比べて見ればよいかがわからなければ判断ができません。金額の多寡は同じ条件で比べなければ意味がありませんし、金額が安いということだけで業者を選ぶのも心配です。
しかし、そのために、設計事務所に調査診断や設計(仕様を決め、工事箇所や量を積算する)、工事業者選定補助等を依頼するとなると、それに要する費用は決して少なくありません。一番確かな方法とはいっても、中小規模のマンションでは、「鉄部塗装工事」にそこまで費用は掛けられないというのが一般的のようです。
では、できるだけ合理的に、しかし間違いなく工事を進めるにはどうしたらよいのでしょうか。
●的を絞って専門家に依頼することも
たとえば、調査診断にしても、理事会は何もしないで、設計事務所に分厚い立派な報告書をまとめてもらうとなると、当然それなりの経費もかかります。
しかし、自分たちの住んでいるマンションなのですから、報告書を見ながら議論しなくとも、自分たちの目で確かめることができます。調査に理事も立ち会い、自分たちで写真をとったり、指摘事項をメモにしてまとめるという作業をすれば、専門家に支払う経費はぐっと少なくて済むはずです。
また、仕様や工事業者を決める場面だけでなく、実際に工事が仕様書通りに行われているかどうかをチェックする場面でも、専門家である第三者の目は重要です、これについても、報告書の作成を求めず、理事の検査に立ち合ってもらうというのであれば、あまり時間を掛けない形で仕事を依頼することができます。
４．専門家を探す
●専門家はどうやって探す?
鉄部の劣化状況は、自分たちの目でも確かめられますが、管理会社の提案書の仕様の内容や、見積書の金額が適正かどうかば専門家に確認する必要があります。
管理会社もある意味の専門家とも考えられますが、工事を受注しようとする者以外の第三者の意見を聞くことは、特に金額が犬きい計画修繕工事には欠かせません。
組合員の中に専門家がいない場合は、外で探すことになりますが、さて、どこに頼んだらいいのか、コンサルタント契約といったまとまった仕事の依頼でなくとも引き受けてくれる専門家はいるのかなと心配もあるでしょう。
マンション管理士の中には、こういった仕様書や見積書のチェックを基本業務として行っている人もいますから、情報を集めて「この人」という人を探しましょう。
建物のホームドクターになってもらえるような専門家に巡り会うと、その後の管理組合運営の大きな力になりますから、初めての計画修繕工事の機会にぜひチャレンジしてください。
組合員からの評価や推薦は、一番信用できる情報の１つでしょう。ただし、どんなに強力な推薦があっても、理事会で必ず直接話を聞いて、経験を確認し、納得してから依頼するようにしてください。
理事会では、マンション管理士Ｔさんに語を聞きました。仕様書、見積書のチェック、施工業者の選定時、工事途中と完了時のチェックの立ち会い時に管理組合を補佐すれば、犬丈夫だろうということでした。
５．専門知識が必要な業務
●専門的知識が必要な業務の内容を明確に
管理組合が出来るだけ自分たちでするのだけれど、如何しても専門的知識が必要な場面で、適切なアドパイスをもらったり、チェックをしてもらって進めるというやり方は、合理的な専門家の活用方法として、これから進むのではないかと思われます。
「管理会社の作成した仕様書・見積書のチェックを依頼する。」「業者選定時のアドバイスをもらう。」等頼みたい業務の内容を明確にし、時間を算定し、金額を交渉していくことになります。マンションまで足を運んでもらう回数、理事会に出席する回数等もきちんと決めておきます。
また、形の見えないサービスに対する費用については、なぜ必要かということも含めて、組合員に広報し、理解を得ておくことが必要です。最終的には、工事費用と共に、総会で承認をもらうことになりますが、総会承認前に、作業の方が発生する場合は特に注意した方がよいでしょう。
６．見積を依頼する工事業者
●見積を依頼する工事業者
業者選択の基準としては、まず施工実績があり、工事のノウハウを持っていることはいうまでもありませんが、暮らしながらの工事ですから、マンションの工事経験が豊富で、居住者への気配りや、居住者の立場に立った仕事の段取りができることも必要です。また、アフターサービスを考えると、会社の経営状態も選定基準になるでしょう２年間の保証書が発行されても、１年後に会社が倒産してしまっていたら意味がありません。組合員の推薦、インターネットも活用し、専門家のアドバイスも生かして業者を選んでみましょう。
７．関連する修繕
●鉄部塗装工事の目的は
鉄部塗装工事は、鉄部を保護している塗膜の劣化を解消するというのが一番の目的ですが、汚れや色あせをリセットして美観を保つというのも重要な要素です。
塗料の色は、現状と同じ色を作るのは難しいので、剥がれたり、錆が発生した部分だけを補修しようとすると、外観がまだら模様になってしまいます。したがって、一定年が経過したら、一斉に塗り直すのが一般的です。鉄は、本格的に錆が発生し腐食が進むと、元通りに修復するという訳にはいきません。したがって、錆が発生しないうちに早めに塗り直す方がよいと考えてください。
ただし、屋内等で、ほとんど劣化も汚れもなく、次回まで保つと判断される部位については、今回の鉄部塗装工事から除くこともあります。また、鉄部に限らず木部、石綿スレート板(バルコニーの隔壁)等塗装が必要な部位があったら、同時に塗り直しを検討することも忘れないでください。また、塗装仕上げには、サイン(表示板)やエレベーターの枠や扉に使用されている「焼き付け塗装」もあり、鉄部塗装工事とは別の改修技術が必要になります。この仕上げは簡単には劣化しませんが、傷つけられた部分があれば、美観上の観点からもいずれメンテナンスが必要になりますから、この機会に使用されている部位を確認しておくとよいでしょう。
●同時に金物全般のチェックも
鉄部塗装工事の調査に当たっては、塗装面の劣化や錆の発生だけでなく、塗装の必要がないアルミやステンレスの部分も含め、金物のビスの緩みや部品の欠落はないかをチェックすることをお薦めします。支持金物のビスの緩み等は、場合によっては大変危険ですが、生活に支障がないために日常点検では見落されがちだからです。また、バルコニーの隔壁の石綿スレート板等が割れていないかもチェックし、必要な修繕を行うようにします。アスベスト問題もありますから、ひびが入ったままで放置するようなことがないよう、管理組合としてぜひ取り組んでください。
鉄部塗装工事から少し離れた話になりましたが、マンションの維持管理において、まとまった部位をまとめて工事することは、そんなに難しいことではありません。むしろ、まとまった工事区分から漏れた細かい修繕を、いかに適切に行っていくかが、たいへん重要になってきます。改めて調査をしたり、見つかった都度修理をしていると、費用もかさみますから、計画修繕工事と同時に修理するように心がけていると、維持管理状況はかなり違ってきます。
８．設計上の問題点
●設計上の問題では…と思ったら
マンションには、引き渡された後、建物の不具合を直してもらうアフターサービス期間があるはずです。１年点検、２年点検という節目に建物の不具合を徹底的にチェックすることが、たいへん重要ですが、専有部分は各自がチェックしても、目立たない共用部分の不具合が表面せず、気がつかないまま３年、４年と経過し、計画修繕工事における調査で発見されるということは少なくありません。
雨が入り込む鉄製のボックスに水抜き穴がなかったり、しっかり固定されていないと危険な屋上のアンテナの支持金物がステンレス製でなかったりということは、通常のメンテナンスで維持管理が難しい問題箇所といえますから、発見したら速やかに、売主又は売主に指定された窓口(ゼネコンや管理会社)に申し入れて交渉をしましょう。対応は、売主やゼネコンの姿勢によってちがうでしょうが、専門家の力も借りて問題点を明確にして具体的に要望することが、早い解決につながります。
理事会では、売主への申し入れをすることとし、対応をマンション管理士Ｔさんに追加で依頼することとしました。
９．提案を含む見積依頼
●見積書は取った数よりその中身が重要
見積を依頼する２社には、最初に見積もった管理会社と同じ条件で、竣工図書を見せて、マンション内を調査してもらうようにします。今回、鉄部塗装以外に実施したい修繕の内容も伝えます。
現場調査の結果を踏まえ、さらに提案する工事があれば提出してもらうと、相手会社の提案力や意気込みを見るのに役立ちます。
また、拾い漏らしをチェックできるように、鉄部塗装が必要な部分を全部拾い出して記載し、今回はまだ必要ない部分があれば、その旨を記載し、見積からは外すようにしてもらうとよいでしょう。
１社に見積をさせて、その見積書の金額だけを伏せて、他社に金額を入れさせ、安い所に発注するという方法をとる場合がありますが、これでは、最初の１社の見積内容で、工事の内容や仕様が決まってしまう事になり感心しません。複数社に、現場調査をした上で見積をしてもらうことで、提案する仕様を比較することもできます。
ただし、手間も経費も掛かる見積作成を、たくさんの業者に機械的に依頼すると、相手も真剣に対応しなくなってしまいます。厳選して３社ぐらいに絞って、依頼する側の真剣さが伝わるようにし、相手の力量を引き出すのが、結局効果的な気がします。
●仕様の違いはどのように見る
その部位に適した塗装材が仕様として選択される訳ですが、同じ部位でも、会社によって違う提案になる場合も当然あります。
また、塗装は１回塗れば終わりというものではありません。下塗り、中塗り、上塗りという工程があり、材料によっては上塗りが２回、３回というものもありますから、塗装材の選択と塗りの仕様はセットで考える必要があります。
>また、塗料によって、その乾燥に必要な時間も異なり、これが仕様を決める重要要素になってきます。たとえば、玄関のドア枠の塗装は、下塗りから上塗りまで乾燥時間も含めて、ドアを開けっ放しにしておかなければなりませんから、できるだけ乾燥時間の短い材料を使用する必要があります。仕様の適否は、素人では判断できませんから、専門家にチェックしてもらい、各社で仕様が違うものについては、どこがどう違うのかを説明してもらってください。
各社の仕様を組み合わせて、最終的な仕様を決めることも考えられます。ただし、塗装材料による価格の差は、人の手間に比べれば安いものです。少しの価格差なら耐久性が高い材料を使用する方がよいといえます。また、業者により、塗装の必要の有無の判断が分かれた部位については、自分たちで確認した上で、専門家に判断してもらうようにします。
１０．施工業者の選定は透明性を確保して
●各社を理事会に呼んで候補を絞る
３社の提案書と見積書がそろったら。あえて仕様を指定しない見積ですから、単純に総工事額を比較することには意味がありません。では、どのように工事内容を決め、施工業者を選べばよいのでしょう。まさに、ここがアドバイザーの一番の働きどころです。専門家は、３社の見積内容を比較することで、工事が必要な部位と仕様、その単価等で、各社の傾向や確認すべき事項が見えてきます。
また、実際の施工に関してもいくつかの確認ポイントがあります。したがって、３社に理事会に来てもらって、アドバイザーの力を借り、それぞれに質問をし、その回答を聞くという過程が必要になります。書類では読み切れない各社の姿勢を直に確認する過程は、たいへん重要です。
その上で、専門家のアドバイスも参考に理事会で候補を絞り込みます。このような理事会には、役員以外の組合員にも参加を呼びかけることをお薦めします。計画修繕工事の実施に当たっては、組合員に対する情報の開示を常に心がけることが求められますが、特に、まとまった金額が動く施工業者の選定に関しては、透明性の確保がきわめて重要だからです。
このように理事会で工事の内容と施工業者を決め、それを総会にかけて最終決定することになります。
●事前に選択の優先順値を決めておく
業者の選択には、いくつかの視点があります。提案内容や監理体制が一番優れていて価格も一番安い業者があれば、迷うことはありませんが、実際はそうは行きません。したがって、どのような視点での評価を優先させるかを事前に決めておかないと、選定が難しくなります。
たとえば、下記のように選択のポイントと優先順位を決めておきます。
①マンションをきちんと調査し、適切できめ細かい提案ができているか
②現場監理の体制がしっかりしているか
③価格が適正か
①は、提案・見積の内容の評価になります。②では、現場監督が現場に足を運ぶ頻度、居住者とのコミュニケーションの方法等を確認します。③はまさに見積金額が妥当かどうかです。なお、理事会での業者とのやり取りは、後でもめないよう、相手の了解を得て録音するようにします。
いよいよ業者を呼んだ理事会の日です。マンション管理士Ｔさんは、各社の提案、見積から現場を確認する必要がある部分をリストアップしており、まず理事と共にその部分を確認して回り、説明をしてくれました。それから、選択のポイントとそのために何を聞けばよいか理事と打ち合わせをしました。その後、３社を別々に呼び話を聞きました。事前に決めた選択のポイントに沿って、理事もいくつかの質間をしました。また、Ｔさんからも、専門的知識や、工事監理の姿勢について具体的な質問をしてもらいました。
その後、理事が話し合った結果、全員が総合的に高い点数をつけたＺ社に工事を依頼する方針を決めました。
１１．総会の準備
●追加変更した内容を整理して
まず決定した会社に理事会の方針を総合的に判断し追加・変更した内容、質疑応答の中で確認したこと等を盛り込んだ見積書を再提出してもらいます。漏れがないよう理事会から箇条書きにしたメモを渡すようにすると、スムーズに進みます。
と同時に、今回は発注の対象とならなかった管理会社とＵ社にも礼をつくしてすぐ連絡してください。比較できてこそ、今回はＺ杜に決められたのですし、また別の縁があるかもしれません。そして、この理事会の様子を、きちんと広報してください。選択時の優先順位の考え方やＺ社に決めたポイントを分かりやすく知らせるようにします。次に、着工時期を決めることになりますが、あいにく12月になってしまい、寒さの厳しい季節となります。できれば塗装工事は真冬と真夏は避けたほうが良いといわれます。枠が乾くまでドアを開けていなければならないのですから、そこも考えて下さい。
また、水抜き穴等の問題について、売主と折衝していきますので、塗装工事は、その根本間題が解決した後の方がよいでしょう。
